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采購跨部門協作原則

來源:德客易采 | 發表時間: 2019-06-12 閱讀:185
摘要:眾所周知采購管理涉及到物流,資金流,信息流的綜合管理.內部涉及到與財務,生產,倉庫,技術,品管,銷售等部門的溝通;外部涉及與供應商的溝通.還涉及到外語,財務,法律,貿易,物流,專業知識,產品知識,生產工藝等內容,因為它涉及的內容比較多。所以采購管理一直都是企業的重點也是難點!
眾所周知采購管理涉及到物流,資金流,信息流的綜合管理.內部涉及到與財務,生產,倉庫,技術,品管,銷售等部門的溝通;外部涉及與供應商的溝通.還涉及到外語,財務,法律,貿易,物流,專業知識,產品知識,生產工藝等內容,因為它涉及的內容比較多。所以采購管理一直都是企業的重點也是難點!

原則1:溝通前先做好準備


在你跟同事討論事情之前,先把一些基本問題想清楚,不要毫無準備就去,否則很可能得不到你想要的東西。下面的幾個問題應該事先想清楚:

你希望對方幫你做什么事?

你認為他會要求你做什么?

如果對方不同意你提出來的做法,有沒有其它選擇方案?

如果雙方沒共識,你會有什么后果?對方又會有什么后果?



原則2:了解其它部門


跨部門溝通不良,很多時候都是“語言不通”所引起。舉例來說,營銷部人員平常講的是“相同語言”,他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。同樣地,財務、生產、人資等部門,也有自己的語言與觀點。因此,想要溝通順暢,前提就是“聽懂對方的語言”。原則2的一個重要方法是換位思考,試著站在對方的立場思考:

  • “這么做,對業務部的業績有幫助嗎?”

  • “如果我是他,會接受這種做法嗎?”

  • “這個方法真的有用嗎?”

跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機率降到最低。此外,頻繁的互動有助于建立彼此的熟識度,讓你更容易設身處地想問題。因此,時不時的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天,有好無壞。


原則3:開誠布公是最好的對策


你面對的是必須長期共事的同事,因此,凡事以誠實為上策,最忌欺騙、隱瞞事實,破壞信任關系。部門間一旦缺乏信任感,會加重彼此的防御心,溝通時就會有所保留,甚至隱藏一些重要信息。相反的,互信會讓雙方在溝通時打開心防,他們會明白說出自己的需求與考慮,并且提高合作意愿,共同解決問題。誠信溝通有三個要素:

  • 錯的不要解釋;

  • 務必不要爭執

  • 不打斷對方說話;

  • 微笑再微笑;

頻繁的互動有助于建立彼此的熟識度,讓你更容易設身處地想問題。因此,時不時的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天,有好無壞。


原則4:呈現事實,專注中心議題


讓溝通聚焦的最好方式,就是呈現具體事實,引導人們迅速將注意力放在中心議題上,減少不當的臆測。

美國達頓商學院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業評論》中為文指出,事實(例如目前銷量、市占率、研發經費、競爭對手的行為等)可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。在缺乏事實的情況下,個人動機可能會遭到猜疑,但“事實就是事實”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此,提出事實“可以創造一種強調議題,而非人身攻擊的氛圍。”布爾喬亞三世說。



原則5:多提選項,保持彈性


當你進行跨部門協商時,不要執著在單一做法上,而是開發多元選項,例如一次提出3~5個方案,讓其它經理人有更大的選擇空間。

專家分析,多元選項能讓選擇不再“非黑即白”,經理人有較大的彈性調整自己的支持度,也可以輕易變換立場,不覺得有失顏面,因此能夠降低溝通時的人突。


原則6:創造共同目標一起合作


無可諱言,各部門間一定同時存在合作與競爭關系。部門間若想進行建設性的溝通,一定要強調彼此的合作關系,競爭意味愈淡愈好。合作的關鍵在于擁有共同目標。

因此,盡量去創造一個橫跨各部門的共同目標,然后一起努力,就算有爭執也沒關系。因為,就如蘋果計算機創辦人賈伯斯所言:“如果每個人都要去舊金山,那么,花許多時間爭執走哪條路并不是問題。但如果有人要去舊金山,有人要去圣地亞哥,這樣的爭執就很浪費時間了。在跨部門溝通中,達成一致的目標需要弄清楚四個問題:

  • 雙方的共同目標是什么?

  • 有什么阻礙雙方合作?

  • 創造共同目標的資源是什么?

  • 合作的價值是什么?


原則7:尊重溝通對象的權力


每個經理人都是各自管轄范圍內最有權力的決策者,而他們也期待別人尊重他的這種權力。因此,當你在進行橫向溝通時,一定要挑對對象。

舉例來說,你們最新的網絡營銷計劃下周就要上路了,但是信息部門的網站建置還未完成。這時,不要心急地馬上跑去找負責的工程師,你應該去找他的主管,進行協調,找出解決之道。

總之,跨部門溝通時一定要注意彼此位階的對等關系,以免造成不必要的誤會。


原則8:善用幽默


幽默可以做為溝通時的緩沖劑,也可視為一種防御機制。當你必須呈現可能會觸犯到他人的事實,或是要溝通棘手訊息時,以輕松或幽默的方式來傳達,比較能保留對方的面子,也有助于正面的溝通。幽默使用法則的四條禁忌:

  • 不談論對方家庭;

  • 不以人身攻擊;

  • 不涉及組織敏感話題;

  • 幽默有度,點到即止。



原則9、確保溝通信息無誤


當你針對某件項目或議題,進行完跨部門溝通后,務必要回到自己部門,向部屬清楚傳達最新進度與訊息。很多時候,跨部門會議中所決定的事項,必須交由各部門的一線人員去執行,因此,一定要確保所有信息傳達無誤,才不會讓好不容易達成的共識大打折扣。為了確保溝通信息無誤,管理者可以利用以下幾個方法:


向對方重復溝通中的主要內容;
利用澄清的方式提出不明白的內容;
談論重點議題時盡量不要打斷對方講話;



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